Firmengründung und die Auswahl der passenden Systeme

Neben grossen Visionen und Strategien stehen bei einer Firmengründung ganz profane Aufgaben an: Infrastruktur und Systeme müssen her. Uns war es wichtig, auch als Jungunternehmen professionelle Lösungen auszuwählen.

Zu viert eine neue Firma zu gründen ist spannend und aufregend, und als wir uns im Januar entschlossen, tinkla zu starten, standen einige Entscheidungen an. Neben der inhaltlichen und konzeptionellen Arbeit brauchten wir Systeme, die unsere Arbeit vereinfachen und uns nach Möglichkeit auch in zwei, drei Jahren nicht im Weg stehen. Fragen zu Wachstum, Mitarbeitern und unserer Arbeitsweise mussten besprochen, festgehalten und in den Auswahlprozess miteinbezogen werden. Natürlich in der Hoffnung, dass es dann auch in ein paar Jahren noch passt.

Infografik Auswahl der Systeme

Ausschnitt aus der nachfolgenden Infografik

Das Büro – der passende Raum zum Team

Dazu suchten wir einerseits nach einer geeigneten Bürolösung sowie auch einer passenden Systeminfrastruktur. Mit dem Coworking fanden wir das richtige Gefäss um uns herum: Ein Ort, der es uns ermöglicht zu sehen, wie viel Platz wir brauchen, eines oder mehrere Sitzungszimmer bietet, bezahlbar ist und vor allem nicht auf fünf Jahre hinaus gemietet werden muss. Den Luxus, der uns hier geboten wird, haben wir als junges und noch kleines Unternehmen vor allem zu Beginn sehr geschätzt: Es kümmert sich jemand um Kaffee, Internet und den Toner für den Drucker; es wird geputzt und jemand kauft WC-Papier. Alles scheinbar kleine Dinge, die man sonst irgendwann in der Freizeit auch noch hätte erledigen müssen. Und wenn wir in Zukunft wachsen, hat es hier Platz – wir müssen uns nicht heute festlegen.

Interne Kommunikation – einfach und mit allen Devices

Zu Beginn war der Bedarf an interner Kommunikation sehr gross. Vom Firmennamen über die Domain bis hin zum Angebot und der Darstellung im Web musste alles festgelegt, definiert, besprochen und diskutiert werden. Slack war zu diesem Zeitpunkt hier noch nicht in aller Munde und wir hatten Lust, mit was neuem rumzuspielen. Google Apps war diskussionslos gesetzt. Täglich haben wir Skype im Einsatz für die «schnelleren» Diskussionen und den kurzen Austausch, Whatsapp nutzen wir für den Austausch unterwegs – da wir Skype auf Mobile nicht unbedingt für die tollste Erfindung halten.

Präsentation – wo könnt ihr was von uns lesen?

Unsere Website als Zentrum unserer Firmenkommunikation, basierend auf WordPress, setzen wir mit einem Theme von elmastudio auf; Farben und Schriften haben wir nach unseren Wünschen angepasst. Wir haben uns für eine einfache Hosting-Umgebung entschieden, damit wir nach Lust und Laune neue Plugins installieren und testen können – im Bewusstsein, nun für die Updates von WordPress und der Plugins verantwortlich zu sein. Weiter sind wir dabei, einen Newsletter-Abonnenten-Stamm mit Hilfe von Mailchimp aufzubauen (hier kann man sich gerne anmelden), und bespielen mehr oder weniger regelmässig Twitter, Facebook, Instagram, Pinterest und ja, auch Google+.

Das Herzstück – das seit Beginn eingesetzte Customer Relationship Management-System

In der Zeit bei Blogwerk habe ich den Einsatz eines CRM nutzen und schätzen gelernt. Salesforce kann man lieben oder nicht (mehr dazu auch hier) – durch die langjährige Erfahrung damit war dies für uns aber die passende Lösung, trotz des nicht gerade geringen Preises. Wir kannten alle das System, wussten wie es einzurichten und zu konfigurieren ist und mussten nur wenig auf externe Ressourcen zurückgreifen, um das CRM aufzusetzen. Um die Kosten im Griff zu halten, entschieden wir uns die ersten Wochen nur mit einer Lizenz zu arbeiten, und haben uns vier Lizenzen gekauft, als wir die ersten Aufträge abrechnen konnten.

Buchhaltung – professionell und ohne Aufwand, bitte

Anstatt unsere Ressourcen in die Buchhaltung zu investieren, haben wir uns für die Dienstleistungen von Run My Accounts entschieden und zahlen pro Buchung einen entsprechenden Betrag für die Abwicklung und die Verbuchung. Für die Erfassung der Spesen ist jeder selbst verantwortlich und kann dies mobil oder am Laptop mit Expensify machen und an Run my Accounts schicken. Leistungen und Rechnungen erfassen wir mit Smallinvoice und schicken die Daten via Schnittstelle an Run my Account. In naher Zukunft ist angedacht, den Informationsaustausch zwischen Smallinvoice und Salesforce zu automatisieren.

Und sonst so – irgendwie braucht es dann doch noch mehr als gedacht

Auch heute, haben wir zumindest das Gefühl, braucht es mindestens ein Telefon. Wir haben uns nun mal auf eine Nummer beschränkt, da wir ja doch um den gleichen Tisch rum sitzen. Als Dienstleister haben wir e-fon ausgewählt – ganz einfach, weil wir das Unternehmen und das Angebot schon kannten. Als Backup, für Ausfälle und wenn wir nicht im Büro sind, wird alles aufs Firmenhandy umgeleitet.

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Infografik: Jürg Rohner, typeandmore.ch/

Fazit

Es war sehr sinnvoll, direkt zu Beginn relativ viel Zeit in die Abbildung geplanter, erwarteter und erwünschter Anwendungsfälle zu stecken und diese dann in der Auswahl und Einrichtung der Systemwelt zu berücksichtigen. Aus meiner Sicht lohnt sich die anfänglich investierte Zeit (ca. 10 Tage, Schätzung nach sechs Monaten). Wie das erste halbe Jahr zeigt, mussten wir nach der Startphase nur vereinzelt kleine Anpassungen und Ausbauten vornehmen.

tl;dr

Wähle deine Systeme zu Beginn bewusst und investiere zum Start die notwendige Zeit, sie auch sachgerecht einzurichten.

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