Live-Kommunikation an Events: Was es braucht und wie sich ein Arbeitstag anfühlt

Am 31. Mai 2017 fand die E-Commerce Connect statt, am selben Abend wurden die Schweizer E-Commerce-Awards verliehen. Für unsere Freunde von Carpathia haben wir während des Tages die Social-Media-Kanäle betreut. Was das heisst und wie ein solcher Arbeitstag aussieht.

Michael und Karin an der E-Commerce Connect

Wenn eine Konferenz zu einem Thema wie «E-Commerce» stattfindet, dann sollen es die Welt auch erfahren. Wir haben wie bereits in den vergangenen beiden Jahren am 31. Mai 2017 die Kanäle der E-Commerce Connect & Awards Zürich am Konferenztag übernommen, sprich: Twitter und Instagram bespielt. Für mich war es die dritte Arbeitswoche bei tinkla, und ich konnte gleich bei diesem Projekt mitwirken.

Gute Vorbereitung ist die halbe Miete

Bei einer Konferenz weiss man bereits, wie das Programm aussieht. Man kann sich also inhaltlich vorbereiten. Zu diesem Zweck haben wir vorab einen Redaktionsplan aufgestellt, in dem wir festgelegt haben, welche Inhalte wir zu welchem Zeitpunkt auf welchem Netzwerk veröffentlichen möchten. In einer einfachen Tabelle sammelten wir Usernamen der Speaker und bereiteten einige Tweets vor (einen Artikel zum Thema Redaktionsplanung hat Thomas hier geschrieben). Wichtig für das Monitoring später war, dass bereits im Vorfeld ein Hashtag zum Event bekanntgegeben und verwendet wurde.

 

Damit die Konferenz auch auf Instagram vertreten war, haben wir uns ebenfalls ein Konzept für Inhalte auf dieser Plattform überlegt. Es sollten andere sein als auf Twitter, um der Sprache der Plattform gerecht zu werden und nicht nur Verdoppelungen zu veröffentlichen. Wir entschieden uns, als Ergänzung die Slideshow-Funktion von Instagram zu nutzen und so zum Beispiel zwei Statements zum Thema E-Commerce von Thomas Lang und Malte Polzin von Carpathia einzubringen. Die Slideshow-Funktion wollten wir auch für Stimmungsbilder während der Konferenz und in den Pausen nutzen.

 

Voller Einsatz mit Strom, Internet und einer Kamera mit WLAN-Funktion

Bild: Michael Eugster | #EComZH landet in den Twitter Trends

Wer für eine Konferenz gewappnet sein möchte, der kommt an etwas Technik nicht vorbei. Im Vorteil ist, wer auch da gut vorbereitet ankommt. Was sich für uns bewährt hat: Stromanschlüsse für Laptop und allfällige andere Ladegeräte ziehen, ein gutes WLAN-Netzwerk organisieren (am besten für Gäste und separat für das Team) und schlussendlich das ganze Equipment vor Beginn des Anlasses testen. Für den Fall, dass das WLAN zusammenbricht, lohnt es sich, einen mobilen Hotspot als Fallback zu haben (falls der Empfang am Veranstaltungsort gut genug ist).

An der Konferenz teilten wir unsere Aufgaben auf. Karin verfasste mit dem Twitter-Account @EComZH Tweets und verfolgte mit Tweetdeck, was die Besucher zum Thema zu sagen hatten. So erfuhr man unter dem Hashtag #EComZH allgemeine Dinge wie den Beginn der Konferenz, Dauer von Pausen oder den Namen und Thema des nächsten Speakers auf dem Podium. Auf der anderen Seite konnte man zu den Vorträgen und Diskussionen aber auch immer wieder prägnante Zitate zum jeweiligen Thema nachlesen.

 

 

Ebenfalls mit aufgeklapptem Notebook sass ich nebenan und sammelte zu allen Themen die interessantesten Statements und Stimmen auf Storify. Neben dem Computer lag meine Kamera, mit welcher ich im Saal vom Kaufleuten Fotos machte, die wir ergänzend für die Tweets verwenden konnten. Während ein Smartphone für viele andere Gelegenheiten ausreicht, ist eine lichtstarke Kamera in dieser Situation Gold wert.

 

 

Praktisch war die WLAN-Funktion meiner Sony A7S II: Gleich nach dem Fotografieren übertrug ich die Bilder auf mein Smartphone und verfasste Posts für Instagram oder Twitter, ohne dabei zurück zum Computer rennen zu müssen.

Reichweitenschub dank Social Media

AN einer Konferenz wie dieser werden viele Tweets veröffentlicht. Innerhalb kurzer Zeit erschien der #EComZH in den «Trending Topic Schweiz» von Twitter. Am Tag der Konferenz wurden zum diesem Hashtag laut TweetBinder 733 Tweets veröffentlicht. Damit konnten gemäss TweetBinder etwa 372’000 Leute auf Twitter erreicht werden.

Bild: Screenshot von Tweetbinder.com | Reichweite #EComZH

 

Ich mag solche Konferenztage. Sie sind intensiv, denn man ist dauernd im Einsatz: Ob Pause oder Konferenz, gepostet wird immer. Man sollte auch das Monitoring des Anlasses stets im Auge behalten, und in einem vernünftigen Zeitrahmen auf Fragen, Anregungen oder Stimmen der Besucher und anderen «Mit-Twitterer» reagieren können. So ist ein Tag, der um 8:00 Uhr in Zürich beginnt und dann etwa am Abend um 22:00 Uhr endet, doch ziemlich schnell vorbei. Und genau die geballte Arbeitsintensität, die einem solchen Anlass inne liegt, mag ich sehr.

 

tl;dr

So wird die Live-Kommunikation eines Anlasses zum Erfolg:

  • Gute Vorbereitung (Redaktionsplan)
  • Angekündigter gemeinsamer Hashtag verwenden
  • Funktionierende Technik
  • Konstant Inhalte auf den Social Media Plattformen posten

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